Workplace host

Front of House / Workplace Host/ID Center Administrator (SVENSKA) Som Front of House är du arbetsplatsens hjärta och spelar en viktig roll i att skapa en varm, välkomnande och serviceinriktad miljö för kunder, kollegor och besökare. Du är den första kontaktpunkten och säkerställer en positiv arbetsplatsupplevelse genom professionell, personlig och högkvalitativ service. I rollen arbetar du med reception och Workplace‑tjänster genom att välkomna besökare, besvara samtal, hjälpa till med besöksrelaterade behov samt hantera administrativa och serviceinriktade uppgifter. Tillsammans med Workplace‑teamet ansvarar du för kundens lokaler och säkerställer att de är välskötta, organiserade och representativa. Du samarbetar aktivt med kunder, kollegor och leverantörer för att kontinuerligt förbättra arbetsplatsupplevelsen. Arbetsuppgifter och ansvar

• Ansvar för den dagliga driften av ID Center, inklusive produktion av ID‑kort för anställda, leverantörer och besökare, direkt kundsupport, hantering av samtal och e‑post, uppdatering av riktlinjer och dokumentation samt ordning i access‑ och nyckelsystem såsom Assa Performer och Keyboxar.
• Utföra generella receptionsuppgifter såsom att välkomna interna och externa besökare, besvara frågor från hyresgäster och medarbetare, skapa besöks‑ och tillfälliga kort, hantera parkering samt fungera som informationspunkt i byggnaden.
• Hantera post och paket, stödja fastighetsrelaterade tjänster samt genomföra förebyggande ronder och tillsyn av konferensrum och gemensamma arbetsytor.
• Ansvara för administration och rapportering i arbetsordersystem, arbeta med ATW (Authority to Work) och PTW (Permission to Work), beställa tjänster vid behov och säkerställa att inköpsprocessen följs.
• Ha löpande kontakt med kunder och leverantörer, delta aktivt i förbättringsarbete, hålla rutiner, rapporter och manualer uppdaterade samt vid behov stötta med skyltning, kontorsmaterial, felanmälningar och enklare underhåll.
• Utföra andra uppgifter som tilldelas vid behov.

Kvalifikationer

• Mycket hög servicekänsla och ett genuint intresse för att skapa en utmärkt kundupplevelse.
• Positiv, professionell och lösningsorienterad med hög integritet.
• Grundläggande datorvana, inklusive Microsoft Office och mobila applikationer.
• Grundläggande kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
• Strukturerad, ansvarstagande och självgående med god förmåga att prioritera.

Kommunikationsförmåga

• Förmåga att förstå instruktioner, ställa klargörande frågor och kommunicera tydligt med kunder, kollegor och arbetsledning.
• Bekväm med att skriva rutindokumentation och rapporter samt presentera information på ett tydligt och professionellt sätt.
• Trivs med att möta nya människor och uppträder varmt, engagerat och professionellt.
• Noggrann, empatisk och lösningsfokuserad med en positiv inställning även i föränderliga situationer.

Vi söker dig som

• Kan följa allmänna instruktioner och lösa problem i standardsituationer med hjälp av grundläggande analytisk förmåga.
• Är flexibel, anpassningsbar och kan arbeta självständigt med begränsad handledning.
• Har möjlighet att arbeta flexibla arbetstider utifrån verksamhetens behov samt kan stå och gå under längre perioder.

Övrigt Du ansvarar för din egen säkerhet och säkerheten för andra som påverkas av ditt arbete. Detta innebär att du genomför obligatorisk QHSE‑utbildning, följer företagets policyer och rutiner, rapporterar risker och arbetar enligt gällande säkerhetsföreskrifter, inklusive användning av personlig skyddsutrustning när det krävs. Som en del av rekryteringsprocessen genomförs bakgrundskontroller.