Vikariat som administratör vid institutionen för Mechanical Engineering

Vi samlar kraften i människa, samhälle och teknik för att driva omställningen mot en hållbar framtid. Genom forskning, utbildning och samverkan utvecklar vi lösningar som spänner från material till mobilitet, från idé till tillämpning – för ett hållbart och konkurrenskraftigt samhälle.

Information om institutionen

Institutionen för https://www.chalmers.se/institutioner/me/ bedriver forskning och utbildning inom områden som material, mekanik, produktion, fordons- och transportteknik. Verksamheten kännetecknas av nära samverkan med industri och samhälle samt en internationell och dynamisk arbetsmiljö med medarbetare och studenter från hela världen.

Beskrivning av tjänsten

Vill du arbeta i en dynamisk och internationell miljö där du får kombinera administration, service och samordning? Nu söker vi en administratör för ett föräldravikariat med start så snart som möjligt till och med 2028-01-14.

Tjänsten är delad mellan arbete med lokaler och infrastruktur vid institutionen samt administration och koordinering av det nationella kompetenscentret CHARMEC. Rollen innebär många kontaktytor och ett nära samarbete med chefer, forskare, administratörer och externa samarbetspartners.

Arbetsuppgifter

Lokaler och infrastruktur (cirka 50 %)

• Stödja administrativ chef i lokalrelaterade projekt samt hantera lokalärenden och felanmälningar.
• Vara kontaktperson i lokalfrågor gentemot personal, chefer, CFAB, Akademiska Hus och externa leverantörer tillsammans med administrativ chef.
• Stödja institutionens arbete med effektiv användning och utveckling av lokaler, arbetsplatser och arbetsmiljö.
• Hantera frågor kring möbler, skyltning och temporära arbetsplatser samt bidra till ordning och säkerhet i lokalerna.
• Delta i institutionens gemensamma verksamhetsstöd genom arbete i infrastrukturgruppen och vid interna arrangemang

CHARMEC, är ett nationellt centrum inom järnvägsmekanik (cirka 50 %)

• Planera, förbereda och administrera styrelsemöten, seminarier, konferenser och andra arrangemang,
• Ansvara för kallelser, utskick, protokoll, dokumentation, rapporter och diarieföring.
• Bidra till budgetuppföljning, ekonomiska sammanställningar, faktureringsunderlag och uppföljning av betalningar tillsammans med ansvarig ekonom.
• Administrera kontaktregister, avtal och projektrelaterade uppgifter samt ge stöd till nationella och internationella samverkansprojekt.

Anställningsform

Föräldravikariat på heltid.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, projektledning eller annat relevant område, alternativt arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, koordinering och verksamhetsstöd.
• Erfarenhet av att självständigt planera, samordna och följa upp aktiviteter eller processer.
• God organisatorisk förmåga och erfarenhet av att hantera flera parallella arbetsuppgifter och kontaktytor.
• Erfarenhet av att koordinera resurser, exempelvis personal, lokaler, material eller externa leverantörer.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska och engelska, i tal och skrift.
• God digital kompetens och vana att arbeta i Microsoft Office och andra administrativa system och verktyg.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• arbete inom utbildningsverksamhet, universitet eller högskola,
• projektledning eller projektstöd,
• lokalbokning, lokalplanering eller annan resurskoordinering,
• ekonomiadministration eller administrativ uppföljning,
• arbete i en större organisation med många interna och externa kontaktytor.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är strukturerad, serviceinriktad och lösningsorienterad. Du har förmåga att skapa struktur, prioritera och driva ditt arbete framåt även när flera uppgifter behöver hanteras samtidigt. Du arbetar självständigt och tar ansvar för dina arbetsuppgifter, samtidigt som du har god samarbetsförmåga och trivs i en roll med många interna och externa kontaktytor.

Rollen passar dig som är flexibel och lösningsfokuserad när förutsättningarna förändras och som tycker om att bidra med både administrativt och praktiskt stöd i verksamheten. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Att arbeta på Chalmers

Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.

Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:

• Flexibilitet att arbeta på distans med hänsyn till verksamhetens behov.
• Semester upp till sju veckor per år.
• Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
• Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra https://www.chalmers.se/om-chalmers/arbeta-hos-oss/chalmers-som-arbetsgivare/formaner-och-villkor/ och hur det är att https://www.chalmers.se/om-chalmers/arbeta-hos-oss/.

Ansökningsförfarande

Ansökan ska vara märkt med namn och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev

• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)

• Eventuella intyg, betyg etc.

Bakgrundskontroll kan komma att genomföras som en del av ansökningsprocessen.

Sista ansökningsdag: 2026-10-06, urval och intervjuer genomförs löpande under ansökningstiden.

Vid frågor, vänligen kontakta

Christina Haglund, Administrativ chef

Tel: 031-772 3128

Email: mailto: [email protected]

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***

Chalmers tekniska högskola i Göteborg forskar och utbildar inom teknik och naturvetenskap på hög internationell nivå. Universitetet har 3 100 anställda, 10 000 studenter och utbildar ingenjörer, arkitekter och sjöbefäl. Med vetenskaplig excellens som grund utvecklar Chalmers kompetens och tekniska lösningar för en hållbar värld. Genom globalt engagemang och entreprenörsanda skapar vi innovationskraft, i nära samarbete med övriga samhället.

Chalmers grundades 1829 och har än idag samma motto: Avancez – framåt.