Executive Assistant & Project Officer till Vattenfall

Vill du ha en varierad och självständig roll där du får kombinera kvalificerad administration, projektstöd och koordinering i en internationell organisation? Trivs du i en miljö med högt tempo där struktur, noggrannhet och eget ansvar är avgörande?

Du blir en viktig del av Vattenfalls Sustainability-team och arbetar nära Vice President Sustainability och Director Sustainable Supply Chain. I rollen fungerar du som ett nav för teamets administrativa och koordinerande arbete och får samtidigt möjlighet att driva egna initiativ och projekt. Du kommer att arbeta tillsammans med engagerade och kompetenta kollegor som driver Vattenfalls hållbarhetsagenda framåt.

Om rollen

Som Executive Assistant & Project Officer blir du en viktig del av Vattenfalls Sustainability-team och arbetar nära Vice President Sustainability och Director Sustainable Supply Chain. Du får en varierad roll där du kombinerar kvalificerad administration, koordinering och projektstöd i en internationell och dynamisk miljö.

Du kommer bland annat att:

• Ansvara för kalenderhantering, mötesbokningar och praktisk koordinering för seniora chefer.
• Koordinera Sustainability-teamets möten, aktiviteter och administrativa processer.
• Ta fram presentationer, beslutsunderlag och analyser samt genomföra enklare benchmarks.
• Stötta projekt med planering, dokumentation, resurs- och kostnadsuppföljning.
• Hantera fakturor, utlägg och annan ekonomisk administration.
• Koordinera leverantörer och följa upp leveranser och aktiviteter.
• Självständigt driva mindre initiativ och bidra till att utveckla teamets arbetssätt och rutiner.

Rollen ger dig stor möjlighet att arbeta självständigt och ta egna initiativ. Du blir en central kontaktpunkt för Sustainability-teamet och behöver trivas med att ligga steget före, prioritera och få många olika delar att fungera smidigt tillsammans.

DETTA SÖKER VI

Vi söker dig som är strukturerad, självgående och lösningsorienterad och som tycker om att skapa ordning, hålla ihop många parallella aktiviteter och se till att saker blir gjorda. Du har ett professionellt förhållningssätt och trivs i kontakten med olika typer av människor och funktioner.

För att lyckas i rollen ser vi gärna att du har:

• Akademisk examen.
• Tidigare erfarenhet från en kvalificerad roll som Executive Assistant, Senior Team Administrator, Project Coordinator eller motsvarande.
• Erfarenhet av att koordinera flera parallella aktiviteter och administrera projekt eller verksamhetsprocesser.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, framför allt Outlook, Word, Excel, PowerPoint och SharePoint.
• God vana av att skapa professionella presentationer och sammanställa information på ett tydligt och målgruppsanpassat sätt.
• Förmåga att snabbt sätta dig in i ny information, analysera den och sammanfatta det viktigaste.
• Mycket god svenska och engelska i både tal och skrift.
• Erfarenhet av att arbeta i internationella team och organisationer.

Det är meriterande om du har erfarenhet av SAP eller liknande ekonomisystem samt arbete med exempelvis inköpsorder, fakturor, kostnadsuppföljning eller andra ekonomiska processer.

Som person

Du är en person som gärna ligger steget före och ser vad som behöver göras innan någon behöver be dig om det. Du är noggrann och strukturerad, men har samtidigt lätt för att anpassa dig när förutsättningarna förändras.

Du har god prioriteringsförmåga och kan hantera flera uppgifter och deadlines parallellt utan att tappa kvalitet. Samtidigt är du prestigelös, kommunikativ och tycker om att samarbeta med andra.

Om uppdraget

Tjänsten är ett konsultuppdrag med start så snart som möjligt. För rätt person finns möjlighet till förlängning och även möjlighet att på sikt övergå till en intern roll hos Vattenfall.